En la edición número 120 de Byte, David Ochoa hace una reseña tanto del servicio de Workflux.net como de este blog.

Le agradecemos el interés en el proyecto.

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Hay en la red un buen número de servicios que consisten en otorgar amplio espacio virtual para respaldar la información que tenemos en nuestra computadora y que, en caso de alguna contingencia, podamos recuperar la información. Estos servicios ayudan mucho, pues puede uno ahorrarse todos los gastos originados por la compra de hardware y el correcto mantenimiento del mismo. Algunos de estos servicios, además, ofrecen ciertas funcionalidades ampliadas para compartir algunos archivos o generar comunidades.

Un OFT ofrece espacio que puede servir para respaldar información y se pueden compartir archivos, pero hasta ahí las similitudes, pues las capacidades del OFT van más allá, con el OFT se puede hacer eso y, entre otras cosas:

• Darle seguimiento al uso que se le da a los archivos que subimos
• Permite generar un hilo de comentarios que ayudan mucho para autorizaciones y cambios en un archivo o a lo largo de un proyecto.
• Generar permisos para accesos a diferentes niveles de los proyectos
• Organizar de forma apropiada los proyectos y los archivos
• Organizar por grupos de trabajo a los usuarios que queremos que participen con nosotros
• Workflux.net, además, permite personalizar tu espacio con tus colores y logotipos

Hay muchas otras funciones que hacen de un OFT una solución mucho más completa que un espacio virtual para respaldar archivos y eso es algo que las empresas de hoy en día valoran e inteligentemente eligen.

Café de Altura via kwout

Por eso aplaudimos aquellas iniciativas que impulsan el desarrollo tecnológico de nuestro país y que busquen apoyar aquellas ideas que pueden poner en alto el nombre de México y su gente, creativa y con muchas ganas de innovar.

Con esa idea fue que un grupo de emprendedores mexicanos se dieron a la tarea de crear “Café de Altura” que tiene como finalidad, de acuerdo a su propia descripción:

• Impulsar la creatividad en la tecnología.
• Ayudar a que desarrolladores con ideas creativas se independicen.
• Crear conceptos tecnológicos viables.
• Escuchar, aprender y de esa forma nutrir los proyectos de todos.
• Brindar herramientas para que los emprendedores inicien bien y tengan una mayor probabilidad de éxito.
• Difundir y hacer que se perciba, entre quienes tienen posibilidad de invertir, que estos proyectos son rentables.

Workflux.net se une con entusiasmo al proyecto e informaremos por este medio de aquellos proyectos mexicanos o hispanos que busquen hacer la diferencia en este medio.

Fuente: Café de Altura

Sin embargo, desde hace unos años, un nuevo modelo de desarrollo e implementación de software ha venido tomando importancia debido a las ventajas que representa: el Software as a Service – SaaS (o Software como Servicio, en español).

Las características principales de este modelo son la capacidad de acceso remoto a través de internet, el manejo centralizado del software, y la constante actualización y mejora automatizada del sistema. Estas características se traducen directa e inmediatamente en varios beneficios significativos para el cliente: reducción de costos, reducción de la carga operativa de sistemas e infraestructuras, acceso continuo a la información y los servicios por medio de internet desde cualquier sitio, capacidad de crecimiento de la aplicación conforme a la demanda, etc.

El mercado empresarial de habla hispana comienza apenas a explotar los beneficios de este modelo que ya lleva al menos un lustro en crecimiento continuo en los mercados estadounidense y europeo. Es por esto que aplicaciones como Workflux.net basadas en dicho modelo empiezan a tomar auge entre los mercados pequeños y medianos de habla hispana, sin embargo, aún existen empresarios que tienen dudas respecto a los beneficios que este modelo puede brindarles, por lo que a continuación expongo algunas de las razones importantes que sustentan la adopción de este modelo en las organizaciones:

Razones para la adopción del SaaS en la empresa

1.- El uso de la computadora y del internet está prácticamente generalizado en las empresas, por lo tanto la adopción de nuevas tecnologías basadas en los mismos conceptos de uso, que llevan vigentes al menos una década, es sencilla y no representa una carga mayor para las organizaciones.

2.- El software es el medio, la información es el fin. Esto quiere decir que las organizaciones están cada día más conscientes de que la información con la que trabajan (archivos, documentos, imágenes, videos, datos, etc.) es el tesoro que tienen que administrar, pero el software que utilizan para tal fin es sólo el medio a utilizar para explotar mejor dicha información, y por tanto, es susceptible a reducción de costos y outsourcing en beneficio de la organización.

3.- Los costos de la manutención interna de los sistemas son altos. Muchas veces la nómina, el espacio físico, la infraestructura, la responsabilidad corporativa y gastos asociados, impiden la implantación interna de una solución avanzada.

4.- Disponibilidad. Cada vez la confiabilidad y capacidad de las conexiones y los servidores es mayor, por lo que ya no son un impedimento en la mayoría de los casos para que las organizaciones utilicen aplicaciones externas en lugar de hospedarlas internamente.

5.- Seguridad. La seguridad se ha vuelto un aspecto fundamental de la operación de los negocios y de los sistemas en línea, pero al mismo tiempo, la necesidad de acceder a la información desde cualquier parte ha expuesto los sistemas a riesgos mayores. Muchas empresas dedicadas a la proveeduría de SaaS tienen un enfoque importante de seguridad integral que garantiza la seguridad de sus sistemas prorrateando los costos que esto implica entre todos sus clientes, por lo que una empresa en particular no tiene que absorber por completo estos importantes costos.

Estas razones y algunas otras hacen de la adopción de sistemas de Software como Servicio (SaaS) una decisión inteligente en la mayoría de los casos.

Workflux.net es una solución para la Administración de acervo digital basada en el modelo de Software como Servicio que le podrá ayudar a compartir sus archivos en línea así como a llevar un control detallado del uso que se les da, entre otras muchas cosas.

Una de las confusiones más frecuetnes cuando se les explica algunas características de Workflux, algunas personas con ciertos conocimientos técnicos lo primero que dicen es: “eso es un FTP, ¿no?” y tristemente, nada más alejado de la realidad, empecemos por explicar qué es un FTP:

El FTP es un protocolo de red que se usa para transferir información de una computadora a otra a través de Internet. Para ello es necesario contar con un cliente FTP que ayude a conectarse a un Servidor FTP para poder manipular archivos en ese servidor, independientemente del Sistema Operativo que estemos usando. Una de las cualidades con las que fue pensado este protocolo fue la velocidad en la conexión, pues toda la información que se intercambia se provee en texto plano.

Sin embargo hoy en día esa cualidad se ha visto opacada por las conexiones de banda ancha que cada vez van más en aumento y que hacen que esperar a subir un archivo de cualquier peso no sea un martirio como antes lo era. Además, como el protocolo fue pensado para agilizar el trabajo de las áreas técnicas y de sistemas que necesitaban estar subiendo o bajando información al servidor, por defecto de origen (o cualidad), el protocolo requiere ciertos conocimientos técnicos que la mayor parte de la población no tiene (y muchas veces no quieren obtener).

La conclusión es que el FTP nunca se volvió suficientemente popular como para que todo mundo lo usara en su argot informático. Por el contrario las necesidades de transferencia de datos para trabajo remoto se fueron volviendo cada vez más necesarias e indispensables entre los individuos y las empresas y el correo electrónico cada día va siendo más insuficiente para cubrir adecuádamente las necesidades de transferencia.

Acerca de las OFT ya hemos hablado y sabemos que la transferencia de datos es ciertamente la característica fundamental de las mismas, pero también sabemos que no es, ni con mucho, la única.

Por un lado se encuentra la facilidad de uso, pues no es necesario contar con conocimientos técnicos mayores a los necesarios para consultar un mail por Internet, con ese punto a favor podría ser suficiente, pero lo que hace enriquecedora a una OFT para el desarrollo de los proyectos son las herramientas en torno a cada archivo, desde el seguimiento preciso de las actividades que se relacionan con éste, agregado de comentarios y autorizaciones electrónicas, hasta el compartir de diferentes formas, dependiendo de las necesidades de cada usuario, cada uno de los archivos.

Por eso, cuando tratan de comparar a Workflux.net con un FTP, no me queda más que esbozar una sonrisa y prepararme a explicar porqué no.

Resumen de la cuenta

Ahora la página principal de los Líderes de Proyecto es el “Resumen de la cuenta”. Este panel simplificará el acceso rápido a los proyectos y archivos, y también facilitará el mantenerse actualizado mostrando las últimas actividades que han ocurrido y los últimos comentarios publicados en los proyectos .

 Panel de permisos de proyecto mejorado y notificaciones por e-mail

Pensando en la facilidad de uso y rapidez de manejo, ahora Workflux.net incorpora un panel de asignación de accesos para los proyectos más sencillo y organizado.

También, ahora al asignar los permisos es posible determinar si el usuario debe recibir notificaciones por correo electrónico cuando alguien suba nuevos archivos o escriba comentarios en el proyecto. De esta manera será muy fácil permanecer informado de los proyectos sin tener que conectarse constantemente al sistema.

Panel para subir archivos mejorado

Mejoramos el panel para subir archivos reorganizándolo y quitandole un click al proceso por cada archivo que se va a agregar. Ahora al seleccionar el archivo que se quiere agregar, éste automáticamente pasa a la lista de archvos para subir, ahorrando pasos y tiempo.

Permisos especiales de folders

Una de las funcionalidades más importantes que agregamos en esta actualización es la posibilidad de conceder o quitar acceso a los usuarios a algunas carpetas específicas, es decir, el control de acceso por carpeta. De esta manera, al brindar a un usuario acceso a un proyecto se le concede por default acceso a todas las carpetas de dicho proyecto, pero el administrador puede también quitarle el acceso a las carpetas que él considere necesario mediante el panel de Control de acceso al folder, creando así una estructura avanzada de permisos en la que los usuarios podrán tener acceso únicamente a las carpetas en las que estén autorizados.

Y la asignación de los permisos:

Seguimos trabajando arduamente dia a dia para crear la mejor aplicación de Organización de Flujo de Trabajo y Acervo Digital para la pequeña y mediana empresa. ¡Muchas gracias por su preferencia!

Cada día vemos más herramientas en línea que nos ayudan a estar más y mejor conectados con nuestros clientes, proveedores y colaboradores y estar más al tanto del progreso de los diversos proyectos tanto a nivel personal como profesional.

El artículo asegura que en menos de cinco años por lo menos un 40% de la fuerza de trabajo “estará hiperconectada y exigirá comunicaciones en cualquier lugar y en cualquier momento”.

Y al decir que estarán hiperconectadas no significa que tendrán un Blackberry para recibir sus correos en cualquier momento, sino que tendrán la posibilidad de recibir y monitorear cualquier tipo de avances, desde documentos, hasta imágenes, audio y video.

El artículo también asegura que los empleados exigirán a sus empresas estas aplicaciones y herramientas.

Por supuesto esta información tiene un significado importante en México, y todos los países de habla hispana, pues la primera pregunta que nos podemos hacer es ¿qué tanto estoy haciendo yo por mi empresa para que se suba al tren de la tecnología? tren que no tiene reversa ni se detiene y que día a día nos presenta nuevos retos para ser mejores en el desarrollo y la implementación de procesos que ayuden a eficientar nuestro trabajo.

Las Aplicaciones OFT, como Workflux.net, ayudan mucho en este proceso de conectividad de las empresas y es necesario que estemos preparados tanto en aquellas empresas pequeñas como en las grandes. ¿Qué haces tú en tu empresa para mejorar la colaboración con tu gente y clientes?

Eso sucede precisamente con las aplicaciones OFT (Organizador de Flujos de Trabajo) pues surgen a partir de la necesidad actual de tener una sola herramienta que ayude a hacer lo que antes se hacía con más de una aplicación, o simplemento no se sabía que se podía tener algo que simplificara los flujos de trabajo de las empresas.

Una aplicación OFT ayuda entre otras muchas cosas a:

• Organizar la información que tiene el usuario relacionada con uno o varios proyectos personales o de su empresa, facilitandole el uso y búsqueda de archivos, calendarios o contactos de actividades de estos proyectos.
• Compartir la información de forma segura y simple con proveedores, colaboradores o clientes, con disponibilidad de la información y los archivos de forma inmediata y desde cualquier lugar.
• Colaborar con proveedores, colaboradores o clientes a través de herramientas que ofrezca el sistema, como las pizarras virtuales, sistemas de comentarios, etc.
• Controlar accesos y permisos de uso y vista de los elementos relacionados a los proyectos a través de sistemas de permisos y bitácoras de actividades entre otras cosas.

Es decir, un OFT simplificará nuestros flujos de trabajo a muchos niveles, ayudándonos a compartir archivos de forma remota, agilizando procesos de autorización, guardando historiales de proyectos anteriores y muchas cosas más que solo la imaginación y las necesidades específicas de cada usuario o empresa puede limitar.

Workflux.net es el primer OFT en línea de habla hispana en el mercado y en el poco tiempo de vida que lleva, ha logrado introducir en el mercado la cultura del uso de aplicaciones OFT para mejorar la productividad de varias empresas y usuarios personales. Si tú eres una de esas empresas pioneras, cuéntanos tu experiencia, deja un comentario o manda un mail. Nos encantará saber de ti.

¿Cómo es este modelo de trabajo? Veamos el diagrama:

Revisemos un ejemplo práctico de este modelo:

1) La firma de contadores Rivas y Asociados contrató una cuenta Pro de Workflux.net para que la firma pueda subir los reportes contables de sus clientes y estos puedan revisarlos cuando necesiten en el sistema, ahorrando y eficientando tiempo y esfuerzo a ambas partes en la consulta y recuperación de información.

Cada contador asociado (12 en total) lleva diversas cuentas (más de 100 empresas diferentes), por lo que sería muy complicado e incomodo para ellos que un solo panel de administración concentrara todas las cuentas de los 12 asociados.

Con Workflux.net ellos asignaron una cuenta de “Líder de proyectos” (o administrador de proyectos) a cada contador asociado, asignando a cada uno un espacio determinado con base en el número de clientes que maneja, por lo que el contador asociado “x”, que es nuevo, recibió un espacio de 500Mb para manejar los 4 clientes que tiene, mientras que el contador asociado “y” recibió 1.5GB dado que maneja la cartera más grande de la firma con 24 clientes.

Así, cada uno de los Contadores asociados maneja su propio espacio y sus propios clientes, obteniendo con ello autonomía y eficiencia en el control de sus proyectos y archivos.

Nuestro modelo de trabajo ha resultado novedoso, pero sobre todo práctico para empresas de cualquier tamaño, pues de esa manera obtienen un control muy eficiente del uso de recursos.

Así que, sean bienvenidos, este es su espacio, aceptamos comentarios y sugerencias.

Y si aún no conocen o saben qué es Workflux.net, pues… ¡qué esperan! visiten el sitio, abran su cuenta gratis, comiencen a usarla y verán cómo su empresa se verá beneficiada muy rápido de las ventajas de contar con el mejor sistema de administración y control de archivos en el mercado.