Reseña de Workflux.net en Byte Podcast

Byte Podcast es un Podcast dedicado las nuevas tecnologías conducido y dirigido por David Ochoa uno de los principales propulsores de la propuesta de Café de Altura y creador de varios sitios y podcasts que actualmente tienen cierto renombre en el mundo de Internet.

En la edición número 120 de Byte, David Ochoa hace una reseña tanto del servicio de Workflux.net como de este blog.

Le agradecemos el interés en el proyecto.

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Saas: Software como Servicio

Hasta tiempos recientes el software empresarial representaba grandes inversiones para la empresa por todos los costos que conllevaba: licencias anuales, infraestructura, personal calificado para mantenimiento, etc. Este acercamiento tradicional alejaba a las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) de la tecnología ya que muchas veces quedaban rezagadas en el empleo de nuevos sistemas hasta que el mercado encontraba alguna manera de aminorar costos, siempre y cuando los modelos de licenciamiento lo permitieran.

Sin embargo, desde hace unos años, un nuevo modelo de desarrollo e implementación de software ha venido tomando importancia debido a las ventajas que representa: el Software as a Service – SaaS (o Software como Servicio, en español).

Las características principales de este modelo son la capacidad de acceso remoto a través de internet, el manejo centralizado del software, y la constante actualización y mejora automatizada del sistema. Estas características se traducen directa e inmediatamente en varios beneficios significativos para el cliente: reducción de costos, reducción de la carga operativa de sistemas e infraestructuras, acceso continuo a la información y los servicios por medio de internet desde cualquier sitio, capacidad de crecimiento de la aplicación conforme a la demanda, etc.

El mercado empresarial de habla hispana comienza apenas a explotar los beneficios de este modelo que ya lleva al menos un lustro en crecimiento continuo en los mercados estadounidense y europeo. Es por esto que aplicaciones como Workflux.net basadas en dicho modelo empiezan a tomar auge entre los mercados pequeños y medianos de habla hispana, sin embargo, aún existen empresarios que tienen dudas respecto a los beneficios que este modelo puede brindarles, por lo que a continuación expongo algunas de las razones importantes que sustentan la adopción de este modelo en las organizaciones:

Razones para la adopción del SaaS en la empresa

1.- El uso de la computadora y del internet está prácticamente generalizado en las empresas, por lo tanto la adopción de nuevas tecnologías basadas en los mismos conceptos de uso, que llevan vigentes al menos una década, es sencilla y no representa una carga mayor para las organizaciones.

2.- El software es el medio, la información es el fin. Esto quiere decir que las organizaciones están cada día más conscientes de que la información con la que trabajan (archivos, documentos, imágenes, videos, datos, etc.) es el tesoro que tienen que administrar, pero el software que utilizan para tal fin es sólo el medio a utilizar para explotar mejor dicha información, y por tanto, es susceptible a reducción de costos y outsourcing en beneficio de la organización.

3.- Los costos de la manutención interna de los sistemas son altos. Muchas veces la nómina, el espacio físico, la infraestructura, la responsabilidad corporativa y gastos asociados, impiden la implantación interna de una solución avanzada.

4.- Disponibilidad. Cada vez la confiabilidad y capacidad de las conexiones y los servidores es mayor, por lo que ya no son un impedimento en la mayoría de los casos para que las organizaciones utilicen aplicaciones externas en lugar de hospedarlas internamente.

5.- Seguridad. La seguridad se ha vuelto un aspecto fundamental de la operación de los negocios y de los sistemas en línea, pero al mismo tiempo, la necesidad de acceder a la información desde cualquier parte ha expuesto los sistemas a riesgos mayores. Muchas empresas dedicadas a la proveeduría de SaaS tienen un enfoque importante de seguridad integral que garantiza la seguridad de sus sistemas prorrateando los costos que esto implica entre todos sus clientes, por lo que una empresa en particular no tiene que absorber por completo estos importantes costos.

Estas razones y algunas otras hacen de la adopción de sistemas de Software como Servicio (SaaS) una decisión inteligente en la mayoría de los casos.

Workflux.net es una solución para la Administración de acervo digital basada en el modelo de Software como Servicio que le podrá ayudar a compartir sus archivos en línea así como a llevar un control detallado del uso que se les da, entre otras muchas cosas.

Las Aplicaciones OFT

Hoy en día los acrónimos o siglas son muy usados en todos los términos relacionados con tecnología, y es que con tantos terminos, acordarnos de muchos de ellos sería imposible (imaginen que en lugar de pedir que me manden una imagen en JPG, pido que me manden una imagen en formato Joint Photographic Experts Group), es decir simplifica con unas cuantas letras o en una palabra todo un concepto.

Eso sucede precisamente con las aplicaciones OFT (Organizador de Flujos de Trabajo) pues surgen a partir de la necesidad actual de tener una sola herramienta que ayude a hacer lo que antes se hacía con más de una aplicación, o simplemento no se sabía que se podía tener algo que simplificara los flujos de trabajo de las empresas.

Una aplicación OFT ayuda entre otras muchas cosas a:

• Organizar la información que tiene el usuario relacionada con uno o varios proyectos personales o de su empresa, facilitandole el uso y búsqueda de archivos, calendarios o contactos de actividades de estos proyectos.
• Compartir la información de forma segura y simple con proveedores, colaboradores o clientes, con disponibilidad de la información y los archivos de forma inmediata y desde cualquier lugar.
• Colaborar con proveedores, colaboradores o clientes a través de herramientas que ofrezca el sistema, como las pizarras virtuales, sistemas de comentarios, etc.
• Controlar accesos y permisos de uso y vista de los elementos relacionados a los proyectos a través de sistemas de permisos y bitácoras de actividades entre otras cosas.

Es decir, un OFT simplificará nuestros flujos de trabajo a muchos niveles, ayudándonos a compartir archivos de forma remota, agilizando procesos de autorización, guardando historiales de proyectos anteriores y muchas cosas más que solo la imaginación y las necesidades específicas de cada usuario o empresa puede limitar.

Workflux.net es el primer OFT en línea de habla hispana en el mercado y en el poco tiempo de vida que lleva, ha logrado introducir en el mercado la cultura del uso de aplicaciones OFT para mejorar la productividad de varias empresas y usuarios personales. Si tú eres una de esas empresas pioneras, cuéntanos tu experiencia, deja un comentario o manda un mail. Nos encantará saber de ti.

El modelo de trabajo de Workflux.net

Workflux.net se diferencía de otras soluciones que se encuentran en el mercado por varias razones, pero una de ellas que es de las más significativas tiene que ver con el modelo de trabajo que proponemos y que en definitiva ha resultado ser muy funcional para muchos de nuestros clientes.

¿Cómo es este modelo de trabajo? Veamos el diagrama:

Revisemos un ejemplo práctico de este modelo:

1) La firma de contadores Rivas y Asociados contrató una cuenta Pro de Workflux.net para que la firma pueda subir los reportes contables de sus clientes y estos puedan revisarlos cuando necesiten en el sistema, ahorrando y eficientando tiempo y esfuerzo a ambas partes en la consulta y recuperación de información.

Cada contador asociado (12 en total) lleva diversas cuentas (más de 100 empresas diferentes), por lo que sería muy complicado e incomodo para ellos que un solo panel de administración concentrara todas las cuentas de los 12 asociados.

Con Workflux.net ellos asignaron una cuenta de “Líder de proyectos” (o administrador de proyectos) a cada contador asociado, asignando a cada uno un espacio determinado con base en el número de clientes que maneja, por lo que el contador asociado “x”, que es nuevo, recibió un espacio de 500Mb para manejar los 4 clientes que tiene, mientras que el contador asociado “y” recibió 1.5GB dado que maneja la cartera más grande de la firma con 24 clientes.

Así, cada uno de los Contadores asociados maneja su propio espacio y sus propios clientes, obteniendo con ello autonomía y eficiencia en el control de sus proyectos y archivos.

Nuestro modelo de trabajo ha resultado novedoso, pero sobre todo práctico para empresas de cualquier tamaño, pues de esa manera obtienen un control muy eficiente del uso de recursos.